mercoledì, dicembre 13, 2006

L’ALFABETO DELLA SCRITTURA EFFICACE di Enrico Cogno



A
Abbreviazioni Accorciare le parole aveva un senso quando i testi erano dattilografati e si doveva ridurre al minimo la scrittura, poiché non esistevano sistemi di riproduzione, tranne la carta carbone. Oggi, con l'avvento della videoscrittura e delle tecnologie informatiche, risparmiare alcune battute indica solo arretratezza nel linguaggio e scarso rispetto per il lettore. Evitare quindi le abbreviazioni: sono un retaggio di due linguaggi superati, quello commerciale e quello burocratico. Danneggiano lo stile. Quindi eliminare i vari: c.m., p.v., rif. Spett.le, Vs. Alcune abbreviazioni, poi, sono del tutto incoerenti: non ha senso infatti fare la fatica di alzare il tasto della maiuscola nella parola Vostro (per mostrare deferenza) e poi abbreviarlo in Vs. Attenzione inoltre alle sigle: al primo impiego di un acronimo nel testo, indicare tra parentesi il suo significato. Esempio: La FERPI (Federazione Italiana Relazioni Pubbliche)….
B
Burocratese Il linguaggio burocratico, che Italo Calvino definiva l"antilingua, è il peggiore nemico della scrittura efficace. E' ampolloso e, spesso, volutamente fumoso per mascherare i contenuti "scabrosi”, come la comunicazione di ritardi, di inadempienze, ecc. Una specie di nerofumo sui concetti. Mostra una enorme differenza tra il modo di parlare e il modo di scrivere. Così il semplice (ma crudo) Sfratto diventa Provvedimento esecutivo di rilascio; Timbrare il biglietto diventa Obliterare il titolo di viaggio. Il burocrate che direbbe a suo figlio "Qui è vietato fare il bagno” scrive, invece, “In questo luogo sussiste il divieto di balneazione”. Il burocratese sta scomparendo, anche se nell"amministrazione pubblica sarà difficile vincere le sacche di resistenza. Basta leggere la Gazzetta Ufficiale d’Italia e confrontarla con quella di cento anni fa. E’ identica, anche se niente in Italia è rimasto uguale in cento anni, tranne il linguaggio legale e quello burocratico. Il settore privato tende ad usare l’italiano semplice delle persone colte, ma non desiderose di ostentare cultura. Ecco quindi una serie di parole da non usare più: a far data, all’uopo, il suddetto, testé, lo scrivente, di concerto, a tergo, in calce, addì, Roma, lì. Inoltre, andare subito al sodo, eliminando le premesse: niente introduzioni del tipo Preso atto che, Visto il regolamento, Premesso che, Considerato che, ecc. Tutte le indicazioni necessarie (atti, leggi, citazioni, riferimenti) possono essere messi al fondo del testo.
C
Comunicazione efficace La regola base di uno scritto efficace è la semplicità e la chiarezza. Deve essere ridotta la distanza tra la comunicazione parlata e quella scritta, evitata la ridondanza, modificato lo stile in relazione al tipo di lettore e del mezzo. La comunicazione si misura all’arrivo: se il lettore non capisce, il messaggio è sbagliato. L’efficacia aumenta se si pensa con la testa del destinatario, domandandosi sempre: Quali termini conosce? Cosa capirà di questa frase? Gli sarà nota questa sigla? Vale sempre la classica frase di Gilbert Arland: “Se non colpisci il bersaglio, la colpa non è mai del bersaglio”. E’ bene, nei testi informativi, applicare la formula del Lead (Guida) basato sulla classica lista di controllo delle 5W+1H, vale a dire: Who, What, Where, When, Why + How, in italiano: Chi, Cosa, Dove, Quando, Perché + Come. Questa lista di controllo serve a due cose: 1) non dimenticare nessuna delle sei informazioni fondamentali in ogni comunicazione; 2) dare loro una priorità, una gerarchia. Ne deriva che l’ordine di queste parole-chiave è mobile, da adattare a seconda delle esigenze delle informazioni da dare: ad esempio, se si pensa che il testo sarà letto nei giorni seguenti, sarà giusto dare priorità al Quando, mentre il testo per un sito web, che può essere letto anche a distanza di mesi, lo vedrà messo più sotto nell’ordine d’importanza.
D
Date Attenti alle date (se indicate con i numeri) quando i messaggi possono essere letti anche all’estero, come nel caso di siti web. La data 2/1/06 negli USA significa 1 febbraio, nel resto del mondo 2 gennaio. Meglio scrivere quindi: 2 gennaio 2006.
E
Evitare: Evitare le formule arcaiche (abbiamo letto, nella lettera di un avvocato, i seguenti saluti: “Prono negli ossequi”). Si commenta da sé. Evitare l’eccesso di frasi in latino: non sono eliminabili nella prosa legale, ma nonostante la nobile origine, molte persone non sono in grado di capirle. Se dovete scrivere: “Il reddito pro capite” pensate alle migliaia di persone che non sanno cosa significhi esattamente. Basta dire: “Il reddito pro capite, cioè il reddito totale diviso per il numero dei componenti” e capiscono tutti. Evitare la litote (doppia negazione): “Non è possibile non evidenziare che…” meglio dire: “E’ bene evidenziare che…”. Evitare i pleonasmi (inutili ripetizioni) tipo “Tassativamente vietato”. Esiste forse un divieto che non vieta? I luoghi comuni si alimentano di pleonasmi: E’ buffo sentire: “Assolutamente si, Assolutamente no”, Netto rifiuto, Stretto riserbo, ecc. Nel caso di una scadenza, non ha senso scrivere “Da consegnare entro e non oltre le ore 12.00 del 20 febbraio” dal momento che se è non è oltre, ovviamente, è entro.
F
Forma attiva Evitare la forma passiva. Usare frasi affermative rende il testo più breve e diretto. Anziché: “Chi rilascia false dichiarazioni viene punito dalla legge” è preferibile “La legge punisce chi rilascia false dichiarazioni”. Al posto di: “Persone diverse dall'intestatario dell'utenza non possono avanzare richiesta di riduzione” meglio dire “Solo l’intestatario dell’utenza può richiedere una riduzione”.
G
Grafica Un testo è fatto anche di spazi bianchi, non solo di parole. Affollare la pagina la rende poco attrattive. Dopo ogni blocco di venti righe lasciare uno spazio bianco e dopo due/tre blocchi usare un sotto-titolo. Per evidenziare un termine è preferibile usare, senza esagerare, il grassetto al posto della sottolineatura, che si sovrappone alle lettere discendenti: giglio, quote.
H
Habitat Ogni habitat produce una propria lingua ed un proprio gergo professionale. Il gergo deriva infatti, come i linguaggi tribali, dalla necessità delle antiche consorterie e corporazioni di usare tra gli aderenti dei codici criptici quale forma di difesa da ingerenze esterne. In sostanza, il gergo è una forma di protezione corporativa, nato per non farsi capire dagli altri, quindi per non comunicare (co-municare significa mettere in comune). E’ innegabile che il gergo professionale abbia dei vantaggi, per chi lo padroneggia: è molto pratico, consente più sintesi, dimostra competenza, protegge dalla paura di apparire inadeguati. Va notato che è usato, dai più, inconsapevolmente, poiché è stato loro inculcato dal gruppo di appartenenza. In sostanza: “Nel nostro clan si dice così”. Ha però diversi svantaggi: può impedire la comprensione del messaggio al destinatario, mostra “ostentazione di competenza” da parte di chi scrive, lo fa apparire ermetico e con volontà di non comunicare, danneggia i concetti di trasparenza e affidabilità dell’immagine aziendale.
I
Inglesismi Evitare gli inglesismi inutili: quando esiste la parola italiana, non usare l’inglese. Underground al posto di Metro fa ridere. Weekend si può tranquillamente dire fine settimana, una check list è semplicemente una lista di controllo. E’ previsto l’uso dell’inglese solo per i termini che non hanno traduzione: marketing, benchmarking, leadership, computer, insider trading, ecc. Stiamo importando molte centinaia di parole ogni anno: sono diventate di uso corrente già migliaia di parole (bar, tunnel, jazz, rugby, pub, baseball, ok, clic, performance, mouse, coffee break, background, skills, ecc.); forse dobbiamo arrenderci allo strapotere dell’inglese, in quanto lingua ufficiale del mondo? Lo è già nell’informatica, nell’aviazione, nell’economia e lo sarà sempre di più in tanti campi. Se però lo si vuole usare, attenti all’uso scorretto di inglesismi: PROATTIVO (dall'inglese proactive) è impropriamente usato nel senso di "propositivo", mentre significa: capace di anticipare temi/problemi futuri. APPROCCIARE (un tema, un problema) può essere facilmente sostituito con "affrontare", tanto più che in inglese to approach significa semplicemente avvicinare qualcuno.
L
Leggibilità Le frasi lunghe (con più di 25 parole) che contengono parole lunghe (con molte sillabe) sono più difficili da leggere rispetto a frasi brevi che usano parole corte. Pertanto un periodo dovrebbe non superare le 25 parole e contenere due frasi. Per dare un certo ritmo al testo, ogni due periodi del genere può essere inserito un periodo con frasi più lunghe.
M
Maiuscole Evitare le maiuscole inutili e moderare l’uso di quelle servili. La grammatica richiede l’uso della maiuscola solo per: - i nomi propri (il presidente Napolitano) - differenziare ove necessario (Paese per intendere la nazione e paese per il villaggio) - dopo il punto fermo. Ridurre all’indispensabile l’uso delle maiuscole servili, evitando quelle inutili: il Ruolo, il Collega, l’Azienda, ecc. Conservare (se ritenuto indispensabile) il Cliente, l’Amministratore Delegato, anche se si tende a scriverli con la minuscola, come nei giornali. Domandarsi poi perché si scrive, con piaggeria, Direttore e impiegato: non sono entrambi lavoratori, che la costituzione italiana richiede di trattare con il medesimo rispetto?
N
Nominalizzazioni Evitare le nominalizzazioni significa ridurre i sostantivi. Anziché “Effettuare un cambiamento” meglio dire: “Cambiare”.
O
Oggetto L’oggetto di una lettera equivale al titolo di un quotidiano. Deve dare un’informazione precisa, non solo indicare il tema generale trattato. Se si scrive nell’oggetto “Messaggio” (come spesso si legge nelle e-mail) chi archivia la corrispondenza si troverà a dover gestire centinaia di doppioni nell’oggetto. Meglio dettagliare. Quindi non: “Vertenza Bianchetti” ma “La risposta dell’avvocato Rossi alla vertenza Bianchetti”. P Plain Language E’ la lingua semplificata, nata nel 1971, in uso nelle grandi aziende attente all’efficacia comunicativa. Richiede di semplificare senza impoverire. Niente gergo professionale. Dice un vecchio motto: “Se parli allo scemo del villaggio ti capisce anche il saggio”. Va tenuto presente che il 36,5% degli italiani ha, come titolo di studio, la licenza elementare o nessun titolo di studio e usa in media per comunicare 15.641 parole, di cui le più usate sono 6.500. Il gergo professionale, l’uso di frasi latine, i termini inglesi e ogni forma di linguaggio molto evoluto, richiede la padronanza di almeno 60.000 vocaboli. Va da sé, data la differenza delle due cifre, che la maggior parte delle persone non è in grado di capire una comunicazione sofisticata.
Q
Quantità Una giusta quantità in ogni cosa. Nei testi deve prevalere l’equilibrio: non troppi aggettivi (un vecchio motto dice che se devi usare un secondo aggettivo è perché il primo è sbagliato), non troppe parole, non troppe sigle. Senso della misura.
R
Revisione Le tecniche di revisione di un testo (rewriting) sono indispensabili per evitare di inoltrare messaggi scorretti. E’ buona norma far leggere il testo da un collega, meglio se di un servizio diverso da quello cui appartiene chi scrive, per vedere cosa capisce. I refusi si vedono più chiaramente nei testi altrui piuttosto che nei nostri.
S
Sintesi La sintesi non va confusa con una prosa scarna. Sintesi significa, come sosteneva Michelangelo, levare il superfluo. Quindi non una parola in più di quella che serve, ma neanche una parola in meno. “Alla luce delle considerazioni sopra esposte” diventa “Quindi…”. “Non è possibile escludere una risposta affermativa” diventa “Forse sì”.
T
Traslazione Ogni cosa, in un contesto diverso, diventa diversa. Ecco un esempio di ri-contestualizzazione, cioè di trasferimento da un contesto ad un altro. “Direttore, qual è il suo pensiero sui reclami dei clienti?” “Sono una opportunità di miglioramento nell’ottica della Customer Satisfaction”. E’ un esempio di come, mettendo all’inizio di un testo, una breve intervista al posto di un più ovvio discorso sull’utilità dei reclami, si aumenta l’efficacia poiché si modificano le attese. Infatti, il modo più semplice per essere creativi (nello scrivere, nel parlare, nelle relazioni con gli altri) è quello di essere poco prevedibili. Nulla è più annoiante di prevedere quello che l’altro dirà. Per produrre soluzioni innovative senza in realtà inventare nulla basta traslare le cose da un ambiente ad un altro: è un sistema pratico e semplicissimo per incrementare la creatività. Si può usare un elenco di FAQ (domande frequenti) al posto di un testo esplicativo, la tecnica di titolazione dei quotidiani per l’Oggetto di una e-mail, ecc.
U
Un solo concetto per ogni frase Inserire due concetti nella stessa frase complica le cose. Ecco un esempio: Nella frase “A seguito della dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio da lei presentata, si comunica che è stato trasmesso per i controlli di competenza all'Ufficio Tecnico Comunale, che ha precisato di non aver rilasciato dichiarazione di inagibilità per l'immobile in oggetto specificato” ci sono due informazioni, correlate tra di loro, ma diverse. Meglio dire: “Con la dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio lei ha dichiarato l'inagibilità dell'immobile. L'Ufficio Tecnico Comunale ci ha però precisato di non aver rilasciato nessuna dichiarazione di inagibilità per l’immobile». Sono stati separati i due punti diversi: quello del cittadino e quello dell'ufficio.
V
Virgolette L’uso delle virgolette ha due impieghi: il primo è riservato alla parole alle quali si intende dare un significato particolare (esempio: il “solerte” intervento, detto con ironia per indicare un intervento avvenuto in ritardo); il secondo per riportare frasi di altri (“Siamo tutti con voi” ha esclamato il responsabile…). Quando invece si tratta di parole straniere non di uso comune (trial strategy, loyalty) queste devono essere scritte in CORSIVO, non tra virgolette. Invece, per i termini stranieri entrati stabilmente nella lingua italiana (computer, manager, privacy, marketing,) e per i termini tecnici se usati nel contesto specialistico (ad esempio, nell’informatica: software, web, mouse) vanno considerate come normali parole italiane e non richiedono le virgolette.
Z

Zapping L’abitudine a saltare da un canale televisivo all’altro ha ridotto, in senso generale, il livello di tolleranza per la comunicazione scadente. Se non ci piace, cambiamo. Attenzione, quindi: così come uno spettatore cambia facilmente canale, un lettore può smettere facilmente di leggere, se quello che legge non è attrattivo. Brevità, chiarezza, accuratezza.

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